一看就懂的Excel表格的基本操作的十大技巧
Excel表格已经成为Office人员最常用的数据处理软件,Excel表格的基本操作视频教程也成为Excel表格初学者急着寻找的资料之一。其实,普通人需要用到的Excel的功能不到其全部功能的10%。也就是说,对于绝大部分的用户来说,只要掌握了几个必须懂的Excel表格的基本操作,就能很好地使用Excel表格。
由于还有很多人都不知道Excel的基本功能,笔者特地整理了Excel必学的十大基本功能技巧,让不懂Excel表格的基本操作的初学者能轻松上手。
如果你想学的只是Excel表格的基本操作,那么笔者推荐你使用金山WPS2012。因为普通用户用到的Excel表格的基本操作功能,WPS2012表格也有。并且WPS2012内置成千上万套现成的表格模板,更适合国内用户使用。因此笔者的Excel表格的基本操作教程将以WPS2012为例来介绍。
Excel表格的基本操作一:修改字体
首先,从输入开始,先来调整字体吧。在工具栏那里一开始就可以发现字体的工具框了,在这里可以快速更改字体类型、大小、颜色等等的。
图1 字体
Excel表格的基本操作二:更改对齐方式
打好字,或者打字之前,都需要按照需要来调整字体的对齐方式的。在对齐方式工具栏中,可以快速随意地更改字体对齐方式,第一个小框中上三个图标是调整横向对齐的,下三个是调整纵向对齐的。而第二个框中还有一键调整字体的排列方向,第三个框中可以一键设置自动换行等。
图2 对齐方式
Excel表格的基本操作三:添加符号
如果想要输入一些数据制作消费统计表的话,那么就要输入¥这个符号了,一次次输入太麻烦了,直接在数字框那里,第一个就是货币的标志了,可以选择一批数据,批量添加呢。当然百分号、小数点也可以在那里快速修改。
图3 添加符号货币样式
Excel表格的基本操作:插入和删除单元格
在单元格工具框中,可以快速一键插入或删除单元格。比如,有时输入的时候,输漏了一行数据,在这里点击插入下面的小三角,选择插入行就OK啦。
图4 插入单元格
Excel表格的基本操作五:常用函数一键搞定
如果需要求某几个单元格的和或者积之类的,那么就要用到公式了,但是不懂公式咋办?直接在在编辑框里面的第一个里找就可以了,点击求和(默认是求和的)的小三角,然后选择其他函数,就能直接找到自己想要的函数了。
图5 选择其他函数
图6 常用函数
Excel表格的基本操作六:快速求和、求平均值
想要直接知道某几个数的和或者平均值,那么直接选中那几个数就可以知道了。选择之后,在最下方的状态栏中,就有求和、平均值、和计数显示。
图7 状态栏
Excel表格的基本操作七:如何输入身份证号等长数字?
输入一行长的数字怎么自动变样了?例如,我输入一行身份证号,变成都变成看不懂了?想要输入一行长的数字怎么办?这个简单,只要更改一下数字种类就可以了。选中单元格,然后选择“设置单元格格式”,把数字的种类改成“文本”。设置好之后,再输入的话,无论多长的数字,都不会变样的。
图8 设置单元格格式
图9设置前后输入数据对比
温馨提示,记得是先设置好格式再输入,不然第十四位数之后的数字都回变成0的。
Excel表格的基本操作八:格式刷
例如七所说的,设置好了,但是要一个一个修改,数量少的话还好,数量庞大得话,就那么就悲剧了。没事,用格式刷就OK了,在工具栏“开始”的第一个框中。格式刷的使用很简单,只要点击一下格式刷,然后在选择要复制的格式,最后就是选择要修改的个单元格了,可以批量修改的哦。
图10 格式刷
Excel表格的基本操作:快速一键制表
没有制过表的人,是否感觉制表很复制,或者很麻烦?其实不然,在Excel表格中,只要一键就能制表。选中一些数据,然后在上方工具栏中选择“插入”,再打开“图表”,最后根据自己的需要,选择表格样式就能轻松制成专业的表格了。
图11
图12
Excel表格的基本操作十:快速复制粘贴
当你在输入数据中,如果需要输入1、2、3……这样按顺序的数字的时候,一个一个输入,太麻烦了,想省点功夫,是否有法?有的,只要使用鼠标一拖,就完事了。选中一个或一些数据,然后把光标移到选中框的右下角,光标变成一个加号的时候,向下拖动,就会智能帮你填1、2、3……了。(温馨提示,这个一拖的功能还有格式刷的作用。)
图13
写在最后
Excel表格还有很多很多的功能和技巧,这里只是简单说说其中基本的十个技巧,希望能帮助新手们更快地上手Excel表格,也希望用户们在使用中,举一反三,更好地运用,发现和积累更多的技巧。
干货!掌握这6个Excel操作技巧,从此表格制作不求人!
我们在制作表格的时候,使用技巧往往能做到事半功倍。今天想和大家分享6个Excel操作技巧,从此表格制作不求人!
1.快速提取性别
我们的性别会显示在身份证号码第17位,奇数为男性,偶数为女性,我们可以用函数来快速提取性别。
操作方法:
输入公式:【=IF(MOD(MID(G3,17,1),2)=1,\”男\”,\”女\”)】,这里的【G3】是对应的身份证所在单元格,按下回车键即可提取性别啦。
2.计算添加单位的数值
一般来讲,选中带有数据的多个单元格,Excel右下角会有数值的和,但是我们添加单位之后,这个位置会变成单元格的计数。
我们可以通过自定义单元格格式,让添加了单位的数据可以参与计算。
操作方法:
选中要添加单位的数据,在【单元格格式】-【设置单元格格式】里,选择【自定义】,在【类型】选择【G/通用格式】,键入【元】或其它单位,点击【确定】即可。
3.Excel转PDF
为了更好地传输、保存Excel文件,我们可以将Excel转换成PDF文件,这样无论在什么设备打开文件,都能看到相同的页面,不会因为设备不同而出现数据错误的情况。
操作方法:
在Excel里点击【文件】,选择【导出为PDF】,点击【开始导出】即可。
如果需要转换多个Excel文件,全部打开后按上述步骤操作,在【转换范围】里选择【所有工作表】即可。
4.PDF转Excel
如果我们收到的表格是pdf格式的文件,不要再傻傻地手动输入数据啦,用【全能PDF转换助手】就能快速地将PDF文件转换成Excel。
它可以将PDF和Excel、Word等文件相互转换,还能一次添加多个文件进行批量转换,效率超高。
操作方法:
打开软件,选择【PDF转Excel】,添加文件之后点击【开始转换】即可,操作非常简单。
还能选择要转换的页码,节省了后期删除页面的时间。
这是表格转换前后的对比,文件转换对数据没有影响,效果很好。
5.打印部分表格
工作的表格保存着许多数据,有时我们只需要打印其中的一部分,那么可以设置打印区域,这样就不用全部打印浪费纸张啦。
操作方法:
点击【页面布局】,然后框选要打印的区域,接下来点击【设置打印区域】,按下【Ctrl+P】就会进入打印预览页面,接下来设置打印机、纸张方向等内容即可。
6.快速调整比例
在打印Excel文件的时候,如果选择较多数据,那么打印的时候所有数据都会堆积在同一张纸上,这样打印出来就看不清表格内容了。
我们可以通过调整打印比例,得到理想的打印效果。
操作方法:
在【页面布局】里设置【缩放比例】,然后在打印页面进行预览,通过调整比例得到合适的打印效果。
以上就是关于Excel操作的6个技巧分享啦,掌握上面的技巧,从此表格制作不求人!
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Excel新版本LET函数,太好用了,写公式跟写代码一样
Excel最新版本更新LET函数公式,打工人必学的函数公式之一,用于简化公式非常好用,今天花2分钟时间把它学会
当我们输入=LET,会弹出如下的提示框
它的参数是两两组合的,可以是由多组组成,然后最后一个参数是运算结果
看起来很抽象,举个例子,当我们输入公式:
=LET(x,10,x^2)
第1个参数是自定义的,这里定义为了X
第2个参数是定义X的结果,这里输入的是10,当然也可以是一串公式
第3个参数,就对X来进行运算,这里是平方运算,得到的结果是100
上面定义了一组变量,当然我们也可以定义二组变量
例如, 当我们输入公式:
=LET(x,10,y,20,x+y)
定义了X为10,Y为20,最后一个参数,运算X+Y,最后结果是30
例如,左边是销售人员的销售流水明细,根据不同的销售金额,我们有不同的提成标准
现在需要计算业务员的提成数据
如果不使用LET函数公式,我们需要使用的公式是:
=IFS(SUMIFS(C:C,B:B,E2)<50,1000,SUMIFS(C:C,B:B,E2)<100,2000,SUMIFS(C:C,B:B,E2)>100,3000)
我们会发现,SUMIFS(C:C,B:B,E2),在上面的公式中,重复使用了,这样公式太长,并且运算效率不高
那我们就可以使用LET来简化公式
可以输入的公式是:
=LET(业绩,SUMIFS(C:C,B:B,E2),
IFS(业绩<50,1000,业绩<100,2000,业绩>100,3000))
也就是先定义一个业绩,为那个重复使用的公式
后面计算的时候,就直接使用业绩来替代了
如果工作中,我们使用的公式特别长,需要频繁的使用局部的一些内容,就可以自定义为固定的参数,最后用参数进行运算
关于这个小技巧,你学会了么?动手试试吧!
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