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一看就懂的Excel表格的基本操作的十大技巧

Excel表格已经成为Office人员最常用的数据处理软件，Excel表格的基本操作视频教程也成为Excel表格初学者急着寻找的资料之一。其实，普通人需要用到的Excel的功能不到其全部功能的10%。也就是说，对于绝大部分的用户来说，只要掌握了几个必须懂的Excel表格的基本操作，就能很好地使用Excel表格。

由于还有很多人都不知道Excel的基本功能，笔者特地整理了Excel必学的十大基本功能技巧，让不懂Excel表格的基本操作的初学者能轻松上手。

如果你想学的只是Excel表格的基本操作，那么笔者推荐你使用金山WPS2012。因为普通用户用到的Excel表格的基本操作功能，WPS2012表格也有。并且WPS2012内置成千上万套现成的表格模板，更适合国内用户使用。因此笔者的Excel表格的基本操作教程将以WPS2012为例来介绍。

Excel表格的基本操作一：修改字体

首先，从输入开始，先来调整字体吧。在工具栏那里一开始就可以发现字体的工具框了，在这里可以快速更改字体类型、大小、颜色等等的。

图1 字体

Excel表格的基本操作二：更改对齐方式

打好字，或者打字之前，都需要按照需要来调整字体的对齐方式的。在对齐方式工具栏中，可以快速随意地更改字体对齐方式，第一个小框中上三个图标是调整横向对齐的，下三个是调整纵向对齐的。而第二个框中还有一键调整字体的排列方向，第三个框中可以一键设置自动换行等。

图2 对齐方式

Excel表格的基本操作三：添加符号

如果想要输入一些数据制作消费统计表的话，那么就要输入￥这个符号了，一次次输入太麻烦了，直接在数字框那里，第一个就是货币的标志了，可以选择一批数据，批量添加呢。当然百分号、小数点也可以在那里快速修改。

图3 添加符号货币样式

Excel表格的基本操作：插入和删除单元格

在单元格工具框中，可以快速一键插入或删除单元格。比如，有时输入的时候，输漏了一行数据，在这里点击插入下面的小三角，选择插入行就OK啦。

图4 插入单元格

Excel表格的基本操作五：常用函数一键搞定

如果需要求某几个单元格的和或者积之类的，那么就要用到公式了，但是不懂公式咋办？直接在在编辑框里面的第一个里找就可以了，点击求和（默认是求和的）的小三角，然后选择其他函数，就能直接找到自己想要的函数了。

图5 选择其他函数

图6 常用函数

Excel表格的基本操作六：快速求和、求平均值

想要直接知道某几个数的和或者平均值，那么直接选中那几个数就可以知道了。选择之后，在最下方的状态栏中，就有求和、平均值、和计数显示。

图7 状态栏

Excel表格的基本操作七：如何输入身份证号等长数字？

输入一行长的数字怎么自动变样了？例如，我输入一行身份证号，变成都变成看不懂了？想要输入一行长的数字怎么办？这个简单，只要更改一下数字种类就可以了。选中单元格，然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”。设置好之后，再输入的话，无论多长的数字，都不会变样的。

图8 设置单元格格式

图9设置前后输入数据对比

温馨提示，记得是先设置好格式再输入，不然第十四位数之后的数字都回变成0的。

Excel表格的基本操作八：格式刷

例如七所说的，设置好了，但是要一个一个修改，数量少的话还好，数量庞大得话，就那么就悲剧了。没事，用格式刷就OK了，在工具栏“开始”的第一个框中。格式刷的使用很简单，只要点击一下格式刷，然后在选择要复制的格式，最后就是选择要修改的个单元格了，可以批量修改的哦。

图10 格式刷

Excel表格的基本操作：快速一键制表

没有制过表的人，是否感觉制表很复制，或者很麻烦？其实不然，在Excel表格中，只要一键就能制表。选中一些数据，然后在上方工具栏中选择“插入”，再打开“图表”，最后根据自己的需要，选择表格样式就能轻松制成专业的表格了。

图11

图12

Excel表格的基本操作十：快速复制粘贴

当你在输入数据中，如果需要输入1、2、3……这样按顺序的数字的时候，一个一个输入，太麻烦了，想省点功夫，是否有法？有的，只要使用鼠标一拖，就完事了。选中一个或一些数据，然后把光标移到选中框的右下角，光标变成一个加号的时候，向下拖动，就会智能帮你填1、2、3……了。（温馨提示，这个一拖的功能还有格式刷的作用。）

图13

写在最后

Excel表格还有很多很多的功能和技巧，这里只是简单说说其中基本的十个技巧，希望能帮助新手们更快地上手Excel表格，也希望用户们在使用中，举一反三，更好地运用，发现和积累更多的技巧。

干货！掌握这6个Excel操作技巧，从此表格制作不求人！

我们在制作表格的时候，使用技巧往往能做到事半功倍。今天想和大家分享6个Excel操作技巧，从此表格制作不求人！

1.快速提取性别

我们的性别会显示在身份证号码第17位，奇数为男性，偶数为女性，我们可以用函数来快速提取性别。

操作方法：

输入公式：【=IF(MOD(MID(G3,17,1),2)=1,\”男\”,\”女\”)】,这里的【G3】是对应的身份证所在单元格，按下回车键即可提取性别啦。

2.计算添加单位的数值

一般来讲，选中带有数据的多个单元格，Excel右下角会有数值的和，但是我们添加单位之后，这个位置会变成单元格的计数。

我们可以通过自定义单元格格式，让添加了单位的数据可以参与计算。

操作方法：

选中要添加单位的数据，在【单元格格式】-【设置单元格格式】里，选择【自定义】，在【类型】选择【G/通用格式】，键入【元】或其它单位，点击【确定】即可。

3.Excel转PDF

为了更好地传输、保存Excel文件，我们可以将Excel转换成PDF文件，这样无论在什么设备打开文件，都能看到相同的页面，不会因为设备不同而出现数据错误的情况。

操作方法：

在Excel里点击【文件】，选择【导出为PDF】，点击【开始导出】即可。

如果需要转换多个Excel文件，全部打开后按上述步骤操作，在【转换范围】里选择【所有工作表】即可。

4.PDF转Excel

如果我们收到的表格是pdf格式的文件，不要再傻傻地手动输入数据啦，用【全能PDF转换助手】就能快速地将PDF文件转换成Excel。

它可以将PDF和Excel、Word等文件相互转换，还能一次添加多个文件进行批量转换，效率超高。

操作方法：

打开软件，选择【PDF转Excel】，添加文件之后点击【开始转换】即可，操作非常简单。

还能选择要转换的页码，节省了后期删除页面的时间。

这是表格转换前后的对比，文件转换对数据没有影响，效果很好。

5.打印部分表格

工作的表格保存着许多数据，有时我们只需要打印其中的一部分，那么可以设置打印区域，这样就不用全部打印浪费纸张啦。

操作方法：

点击【页面布局】，然后框选要打印的区域，接下来点击【设置打印区域】，按下【Ctrl+P】就会进入打印预览页面，接下来设置打印机、纸张方向等内容即可。

6.快速调整比例

在打印Excel文件的时候，如果选择较多数据，那么打印的时候所有数据都会堆积在同一张纸上，这样打印出来就看不清表格内容了。

我们可以通过调整打印比例，得到理想的打印效果。

操作方法：

在【页面布局】里设置【缩放比例】，然后在打印页面进行预览，通过调整比例得到合适的打印效果。

以上就是关于Excel操作的6个技巧分享啦，掌握上面的技巧，从此表格制作不求人！

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Excel新版本LET函数，太好用了，写公式跟写代码一样

Excel最新版本更新LET函数公式，打工人必学的函数公式之一，用于简化公式非常好用，今天花2分钟时间把它学会

当我们输入=LET，会弹出如下的提示框

它的参数是两两组合的，可以是由多组组成，然后最后一个参数是运算结果

看起来很抽象，举个例子，当我们输入公式：

=LET(x,10,x^2)

第1个参数是自定义的，这里定义为了X

第2个参数是定义X的结果，这里输入的是10，当然也可以是一串公式

第3个参数，就对X来进行运算，这里是平方运算，得到的结果是100

上面定义了一组变量，当然我们也可以定义二组变量

例如， 当我们输入公式：

=LET(x,10,y,20,x+y)

定义了X为10，Y为20，最后一个参数，运算X+Y，最后结果是30

例如，左边是销售人员的销售流水明细，根据不同的销售金额，我们有不同的提成标准

现在需要计算业务员的提成数据

如果不使用LET函数公式，我们需要使用的公式是：

=IFS(SUMIFS(C:C,B:B,E2)<50,1000,SUMIFS(C:C,B:B,E2)<100,2000,SUMIFS(C:C,B:B,E2)>100,3000)

我们会发现，SUMIFS(C:C,B:B,E2)，在上面的公式中，重复使用了，这样公式太长，并且运算效率不高

那我们就可以使用LET来简化公式

可以输入的公式是：

=LET(业绩,SUMIFS(C:C,B:B,E2),

IFS(业绩<50,1000,业绩<100,2000,业绩>100,3000))

也就是先定义一个业绩，为那个重复使用的公式

后面计算的时候，就直接使用业绩来替代了

如果工作中，我们使用的公式特别长，需要频繁的使用局部的一些内容，就可以自定义为固定的参数，最后用参数进行运算

关于这个小技巧，你学会了么？动手试试吧！

本文作者及来源:Renderbus瑞云渲染农场https://www.renderbus.com